各党总支（直属支部）、各二级学院（部、馆）、机关各部办处、工会、团委会：

　　档案管理是我校各部门日常行政管理的一项重要的基础工作，是维护我校历史真实面貌，为我校教学科研、为师生员工和社会各界服务的重要手段。为了进一步加强我校档案基础工作，提高档案工作质量和管理水平，根椐《泉州师院档案管理细则》及有关规定，现将做好今年我校档案工作通知如下：

一、    及时完成2003年度档案材料整理归档任务

档案材料的收集、整理、归档是我校档案管理的的基础业务工作，各部门必须严格按照年度立卷制度，按时、规范地完成这项任务。收集时，应确保档案的齐全、完整、准确，特别是诸如领导个人保存的公务文件、会议文件、内部文件等，应注意收集；整理过程中应严格有关业务标准，尽量做到规范化、科学化；归档时应做好清点并履行必要的交接手续。

二、    做好办公楼搬迁过程中档案资料的保管保护工作

我校档案是我校全体师生员工劳动和智慧的结晶，是我校财产的重要组成部分，为了确保我校档案在办公楼搬迁过程中不受损失，各部门要加强对档案工作的领导和管理，指定专人负责本部门档案的收集、整理和转移工作，严防档案资料的流失；任何个人不得将本人在学校公务活动中形成的各种材料私自带走、留存、转移，不得擅自销毁，不得分散保存或占为已有；清理出卖办公过程中形成的废品、废纸、不归档文件(含重份文件、校内互相抄送文件、不办文件、未生效文件、与本校工作无关的其他材料等)时，应有档案人员（含兼职档案员）在场，并经单位（部门）领导同意，尽量避免档案文件的损毁、流失、泄密等。

三、    提高评估档案材料质量，确保评估档案材料的完整、系统、准确

根椐陈院长提出的六字方针“完整、系统、准确”的要求，各部门在形成、收集、整理评估档案材料的过程中，应重点突出反映本部门本科教学活动的整体面貌，同时方便评估工作的查找和利用，档案材料的质量标准应达到五方面要求：

（一）        档案材料所记录的内容应齐全完整、真实客观、准确可靠、办理完毕；涂改的地方应盖校对章或重新抄写、打印；

（二）每一份档案材料都应有落款、盖章、并注明形成时间，各种统计材料均应签署统计人姓名和责任部门名称；

（三）零散、杂乱的档案材料须进行加工整理，分门别类，编制序号和页码，使之系统化、条理化、有序化；

（四）采用装订的案卷，要结实、整齐、美观，去掉金属物，破损文件应修补，字迹褪色的应复制随同原件一并装订，装订边沿偏窄或有文字不便装订的应加裱糊边后再装订，纸张偏大或不规范应折叠或裁切整齐，做到不丢页、不倒页、不压字；

（五）每一卷（盒、册）都应填写卷内目录和备考表，重要会议（如：党委会、党总支会、行政会、院务会、其他各种专题会议等）也应填写卷内目录，并写明会议的次数、时间和主要议题，备考表附在卷末，用以注明本卷需要说明的问题，并由立卷人和检查人（必须是部门领导）签名，以示负责。

四、    推行泉州师院档案工作奖惩制度

为了使我校的档案管理能持续而有效地进行，达到我校整体利益、各部门及个人利益相统一，调动师生员工的积极性，经研究决定，推行泉州师院档案管理奖惩制度，把档案工作（特别是评估档案材料工作）纳入各部门和有关人员的岗位职责和年度评优、评先考核的重要依据。

泉州师范学院办公室

　　二00四年二月十日