我校档案是全体师生员工汗水和智慧的结晶，是国家宝贵财富和重要资源的组成部分，为了确保我校档案的完整与安全，维护我校教学、科研、管理等各项工作的历史面貌，为今后的教学评估、党政管理、宣传教育提供真实可靠的凭证和依据，根据《档案法》、《福建省档案条例》和《高校档案管理办法》的规定，现将2002年形成的文件材料的收集、整理和移交工作的具体要求通知如下：

一、凡是记述和反映本单位职能活动（如教学、科研、党务、财务、行政、基建等）的各种文字、图表、照片、光盘等各种门类、各种载体的原始记录均应纳入归档范围，做到每项工作都有完整、准确的文件材料归档保存。

二、各单位要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作列入考核和创先评优的内容之一，切实做到“四同步”，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

三、根据集中统一管理的原则，本单位各项工作负责人应把自己一年来在公务活动中形成的各种材料收集整理后交给本单位的文书或兼职档案管理员集中保管和移交，任何单位或个人不得拒绝归档或者私自保存在公务活动中形成的各种文件材料。

四、机构改革或人员变动的部门，必须组织人员对历年来形成的档案材料进行一次全面的清理，办理归档手续，任何单位和个人不得私自带走、留存、转移或销毁在本职工作中形成的各种原始记录。

五、在本校区举行的各种重大活动以及跨地区、跨行业和全国性、国际性的重要会议，主办或者承办单位应建立档案，并在活动、会议结束后一个月内移交综合档案室保存。

六、各二级学院应督促本学院的辅导员或班主任，做好学生档案的形成和移交工作，严格按照国家人事档案管理规定和校学生处的要求，确保学生档案的质量，使学生档案能够全面、准确地反映学生个人和学生工作的真实面貌。

七、归档时间：各单位必须于二００三年五月二十日前
把收集整理完毕的档案移交学校综合档案室；财务、基建、科研、设备及二级学院教学档案按相关规定时间办理移交手续。

泉州师范学院办公室
二００三年二月二十八日